Я – ФОП, і прийняв на роботу працівників. Що далі?
26.01.2020
З того моменту, коли фізична особа - підприємець (далі - ФОП) приймає працівників на роботу, вона набуває статусу роботодавця (пп. 14.1.222 Податкового кодексу України, ч. 1 ст. 1 Закону України «Про організації роботодавців»). Що у свою чергу накладає на нього нові, додаткові, зобов’язання.
Так, роботодавець має вести облік персоналу та оформити документи, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення, хоча разом з тим, прямих норм, що зобов’язують ФОП вести кадрову документацію, у законодавстві немає.
У цій статті автор зробить спробу розібратися, які документи має оформити і вести ФОП.
До таких документів, на думку автора, можна віднести наступні.
ФОП повинен мати правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки згідно зі
ст. 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника із зазначеними правилами до початку роботи за укладеним трудовим договором. У свою чергу відсутність правил відповідні державні органи вважають, як порушення законодавства про працю (лист Мінсоцполітики від 28.12.2017 року № 568/0/22–17/134).
Одним з найперших документів, який укладають між собою ФОП – роботодавець і працівник, це трудовий договір у письмовій формі (п 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП).
Наявність трудових договорів, наказів і повідомлень про прийняття працівників на роботу (за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 року № 413) насамперед перевіряють представники Держпраці, оскільки ч. 3 ст. 24 КЗпП забороняє роботодавцю допускати працівника до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням, та повідомлення Державної фіскальної служби України.
До 01.01.2015 року ФОП реєстрував кожен трудовий договір і додаткові угоди до них у службі зайнятості, а ось після зазначеної дати має робити це у відповідному журналі реєстрації трудових договорів.
У подальшому переведення, звільнення, інші кадрові процедури ФОП документує додатковими угодами до трудових договорів, на підставі яких видає накази. А ось накази з кадрових питань реєструють у різних журналах залежно від строків зберігання (визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5).
Свою дію на ФОП поширює також і Закон України «Про оплату праці», який у свою чергу, згідно зі ст. 24, зобов’язує роботодавця визначити строки виплати зарплати і її розмір за першу половину місяця у колдоговорі, а якщо його немає, то в іншому локальному нормативному акті. На думку автора, ці позиції, як правило, унормовують в локальному нормативному акті роботодавця – положенні про оплату праці.
Згідно з позицією Мінсоцполітики (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10–16/06) наявність шатного розпису у роботодавця є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.
На підставі штатного розпису приймаються рішення про прийняття, переведення на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки тощо. Він дозволяє планувати робочу силу. Зокрема, у цьому документі визначені посади/професії та кількість штатних одиниць, що дозволяє приймати працівників за планом, а не абияк. Також, дозволяє планувати щомісячні витрати на утримання робочої сили. У ньому встановлені розміри окладів, тарифних ставок, надбавок та доплат постійного характеру, що передбачені системою оплати праці.
Оскільки право на відпустки мають і працівники, що працюють за трудовим договором у ФОП
(ч. 1 ст. 2 Закону України «Про відпустки» далі — Закон про відпустки), Закон про відпустки зобов’язує такого роботодавця розробляти графік відпусток працівників і відповідно вести облік надання таких відпусток працівникам. Спосіб обліку є різний, як фіксація відомостей у розділі «Відпустки» особової картки П-2 так і ведення відповідного журналу.
У наказі про відпустку ФОП зазначає її вид, тривалість, дати початку та закінчення, період роботи, за який надано, а також ознайомлює з ним працівника під підпис.
Крім того, ст. 10 Закону про відпустки зобов’язує роботодавця повідомляти працівника про початок відпустки за 2 тижні до її початку. Тому, як показує судова практика, працівники Держпраці при перевірках вимагають, щоб у ФОП були складені графіки відпусток і доведені до працівників під підпис, а також відповідні повідомлення (рішення Рівненського окружного адмінсуду від 08.10.2018 року у справі № 1740/1945/18, від 20.07.2018 року у справі № 817/1319/18).
З урахування викладеного вище, також випливає, що одним з видів документів, який має вести ФОП, є особові картки.
Типова форма П-2 – особова картка, також сприятиме одержанню об’єктивної статистичної інформації щодо зайнятості та розмірів оплати праці працівників, їх кількісний склад.
Крім того, згідно з пунктом 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 року № 58, ФОП має ознайомити працівника з кожним записом, що вносить до трудової книжки під підпис в особовій картці. У свою чергу Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП повинні вести особові картки працівників (лист
від 21.11.2016 року № 5907/0/10-16/06), суди дотримуються такої ж позиції (постанова Третього апеляційного адміністративного суду від 13.11.2018 року у справі № 804/1854/17).
А ось особові справи працівників ФОП може вести за власним бажанням, наприклад, з метою систематизації інформації про працівників, адже від кожного працівника ФОП отримує копії паспорта і довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документів про освіту, тощо. Хоча на думку автора ведення особових справ сприятиме ФОП у підтриманні порядку у кадровому діловодстві та роботі з персоналом.
Необхідно вести табелі обліку використання робочого часу, що у свою чергу підтверджує ведення ФОП обліку:
̶ фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);
̶ годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо;
̶ часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і неповажних (прогул) причин.
Ця необхідність визначена статтею 30 Закону України «Про оплату праці», згідно з якою роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Оскільки згідно з законами України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» працівники ФОП є застрахованими особами і мають право на відповідну допомогу, ФОП має створити комісію із соціального страхування чи призначити відповідного уповноваженого, адже рішення про призначення матеріального забезпечення за соціальним страхуванням ухвалює тільки спеціальний орган - комісія або уповноважений із соціального страхування (п. 3 ст. 30 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»). У свою чергу рішення комісії/уповноваженого оформлюють протоколом за встановленою формою (Форма протоколу визначена у Положенні про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженому постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 року № 13).
Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України
від 29.07.93 року № 58, скеровує ФОП до того, що він має керуватися тими ж нормами, що і підприємства, не дивлячись на те, що трудові книжки зберігаються в самих працівників. А саме, вносити на підставі наказу до трудових книжок записи про призначення на роботу, переведення і звільнення, а також засвідчувати записи про роботу, нагородження, заохочення підписом і печаткою — якщо вона є, оскільки обов’язок мати печатку скасований для всіх суб’єктів господарювання (ст. 58 Господарського кодексу України, Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу»).
КЗпП зобов’язує роботодавця проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце перед початком роботи за укладеним трудовим договором. Роботодавець має роз’яснити працівнику права і обов’язки, забезпечити необхідними для роботи засобами (ст. 29 КЗпП). Відповідно такі обов’язки, права та відповідальність працівників найкраще закріплювати у посадових і робочих інструкціях. Разом з тим, існує думка, що їх можна замінити, детально виписавши письмові трудові договори. Але автор статті цієї позиції не розділяє.
ФОП обов’язково потрібні розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості для того, щоб підтвердити:
̶ розмір нарахованого доходу і правильність проведених утримань з нього;
̶ витрати на оплату праці у загальносистемників і єдиноподатників — платників ПДВ.
У розрахунково-платіжних відомостях також має сенс зазначати суму нарахованої й виплаченої індексації заробітної плати. Річ у тому, що і Держпраці, і суди розглядають непроведення індексації, як недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці (рішення Херсонського окружного адмінсуду
від 13.11.2018 року у справі № 2140/1563/18).
У свою чергу, відсутність зазначених вище документів у ФОП може призвести до того, що контролюючі органи його зобов’яжуть такі документи розробити, а також притягнуть до відповідальності з накладенням відповідних штрафних санкцій, які на цей час є доволі «кусючими».
|
Порушення |
Розмір штрафу |
Грошовий вираз штрафу (грн) |
|
Із 01.01.2020 | ||
|
Фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплата заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та податків (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП)1 |
у 30-кратному розмірі МЗП*, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення |
141 690 |
|
Порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць, виплата їх не в повному обсязі (абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗпП)1 |
у трикратному розмірі МЗП |
14 169 |
|
Недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП)2 |
у 10-кратному розмірі МЗП за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення |
47 230 |
|
Недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків, передбачених законами України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII, «Про альтернативну (невійськову) службу» від 12.12.1991 № 1975-XII, «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.1993 № 3543-XII (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП) |
у 10-кратному розмірі МЗП за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення |
47 230 |
|
Недопущення до проведення перевірки з питань додержання законодавства про працю, створення перешкод у її проведенні (абз. 6 ч. 2 ст. 265; відповідальність запроваджено з 01.01.2017) |
у трикратному розмірі МЗП, встановленої законом на момент виявлення порушення |
14 169 |
|
Вчинення дій, передбачених абз. 6 ч.2 ст. 265 КЗпП, при проведенні перевірки з питань виявлення порушень, зазначених в абз. 2 ч. 2 ст. 265 (недопущення до проведення перевірки з питань фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору, оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплати заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати ЄСВ та податків, створення перешкод у проведенні перевірки) (абз. 7 ч. 2 ст. 265 КЗпП) (відповідальність запроваджено з 01.01.2017) |
у 100-кратному розмірі МЗП, встановленої законом на момент виявлення порушення |
472 300 |
|
Порушення інших вимог трудового законодавства, крім передбачених абзацами другим-сьомим частини 2 статті 265 КЗпП2 |
в однократному розмірі МЗП |
4 723 |
* МЗП — мінімальна заробітна плата, встановлена законом на момент виявлення порушення.
Юрист з трудового права,
Калиновський Олександр
095-732-6054